Política de Privacidade

1. Introdução

A presente Política de Privacidade explica como a Copat Tech LLC (“Copat”, “nós” ou “nosso”) coleta, usa, compartilha e protege as informações pessoais quando você utiliza o serviço de recepcionista virtual Copat, o site copat.ai ou qualquer serviço relacionado (o “Serviço”).

A Copat Tech LLC faz parte de um grupo de empresas afiliadas que inclui a Medisomatech LLC, nossa empresa-mãe afiliada. Consulte a Seção 9 para as divulgações específicas sobre nossas empresas afiliadas e os fluxos de dados entre a Copat e a Medisomatech.

Esta Política se aplica a :

• Titulares de conta — empresas e indivíduos que se cadastram na Copat e utilizam o Serviço para gerenciar suas chamadas, mensagens e e-mails
• Chamadores — pessoas que ligam, enviam mensagens ou e-mails para um número de telefone ou endereço de e-mail gerenciado pela Copat, independentemente de possuírem ou não uma conta Copat
• Visitantes do site — qualquer pessoa que visite copat.ai

Ao utilizar o Serviço, você reconhece ter lido e compreendido esta Política de Privacidade. Se não concordar com nossas práticas, não utilize o Serviço.

Como titular de conta, você é responsável por garantir que seu uso do Serviço esteja em conformidade com as leis de privacidade aplicáveis em sua jurisdição.

2. Informações que coletamos

2.1 Informações que você nos fornece

Quando você cria uma conta ou utiliza o Serviço, você fornece :

• Identidade : Nome, nome comercial, endereço de e-mail, número de telefone, foto de perfil
• Autenticação : Senha (com hash), códigos de verificação, perguntas de segurança
• Pagamento : Nome de cobrança, endereço de cobrança, dados do cartão de pagamento (gerenciados pelo Stripe — a Copat não armazena números completos de cartão), identificação fiscal
• Contatos : Números de telefone, nomes, endereços de e-mail e anotações que você adiciona ou importa de sua lista de contatos
• Configurações e preferências : Idiomas, vozes, horários de atendimento, regras de roteamento de chamadas, persona da IA, preferências de relatório
• Conteúdo que você cria : Anotações, eventos de calendário, prompts de IA personalizados, entradas de FAQ, conteúdo da base de conhecimento

2.2 Informações sobre seus chamadores e remetentes de mensagens

Quando uma pessoa liga, envia um SMS, WhatsApp ou e-mail para um número ou endereço gerenciado pela Copat, coletamos e processamos :

• Identificação do chamador : Número de telefone, nome do chamador (se fornecido pela operadora), país, operadora
• Conteúdo da comunicação : Áudio da chamada (gravação completa), transcrição em tempo real, análise e resumo de nossa IA, todas as mensagens enviadas ou recebidas
• Metadados : Data e hora, duração, direção (entrada/saída), resultado da chamada (conectada, caixa postal, perdida, bloqueada), idioma detectado
• Sinais de spam : Padrões que sugerem que o chamador é um robocall, spam ou fonte de fraude

Processamos essas informações em seu nome (como titular de conta). Você é o controlador dos dados de seus chamadores ; a Copat é o processador.

Aviso de corresponsabilidade para chamadores UE/RU/Suíça : Em certas circunstâncias limitadas em que a Copat e uma empresa afiliada (Seção 9) determinam conjuntamente as finalidades ou os meios do processamento, a Copat e a Medisomatech LLC podem atuar como corresponsáveis pelo tratamento nos termos do Artigo 26 do RGPD. Nesse caso, você pode entrar em contato com [email protected] para exercer qualquer direito sob o RGPD.

2.3 Informações coletadas automaticamente

Quando você usa os aplicativos ou visita copat.ai :

• Dispositivo : Tipo de dispositivo, sistema operacional, versão do aplicativo, token de notificação push, resolução de tela, fuso horário
• Rede : Endereço IP, localização aproximada (nível de cidade, derivada do IP), operadora
• Uso : Telas visualizadas, funcionalidades utilizadas, botões clicados, relatórios de erros, métricas de desempenho
• Cookies e similares : Em copat.ai, utilizamos cookies próprios para gerenciamento de sessão e análises

Utilizamos o Sentry para capturar erros e relatórios de falhas, que podem incluir informações sobre o dispositivo e rastreamentos de pilha. Os dados do Sentry são retidos por 90 dias.

2.4 Informações de terceiros

Se você conectar uma conta de terceiros (Google Agenda, Gmail, Microsoft 365, Apple Calendar), recebemos os dados que você autorizar. Não acessamos mais do que o necessário para fornecer a funcionalidade específica que você autorizou.

3. Como usamos as informações

Utilizamos as informações para :

1. Fornecer o Serviço — gerenciar chamadas, gerar transcrições, redigir respostas, agendar compromissos, enviar notificações, processar pagamentos
2. Personalizar o Serviço — adaptar a IA à persona, ao idioma e ao contexto comercial preferidos de sua conta
3. Melhorar o Serviço — analisar o uso de funcionalidades, corrigir erros, desenvolver novos recursos. Utilizamos dados desidentificados e agregados para melhoria do produto
4. Comunicar com você — notificações de conta, alertas de segurança, avisos de cobrança, atualizações de produto, respostas de suporte
5. Detectar e prevenir abusos — identificar spam, fraude e violações de nossos Termos ; bloquear agentes maliciosos ; proteger nossa infraestrutura
6. Coordenar com empresas afiliadas — compartilhar determinados dados operacionais, analíticos e de conta com a Medisomatech LLC e outras subsidiárias da Copat, conforme descrito na Seção 9
7. Cumprir a lei — responder a intimações, ordens judiciais e solicitações governamentais ; defender reivindicações jurídicas ; satisfazer obrigações fiscais e contábeis

3.1 Treinamento de modelos de IA

Não utilizamos o conteúdo identificável de suas chamadas, mensagens, gravações ou transcrições para treinar modelos de IA implantados para outros clientes. Podemos utilizar estatísticas e padrões desidentificados e agregados para melhoria geral dos modelos.

Nossos provedores terceiros de IA (Anthropic, OpenAI, Deepgram, ElevenLabs) processam seu conteúdo sob contratos que os proíbem de utilizar seus dados para treinar seus modelos para outros clientes.

3.2 Base jurídica do processamento (para visitantes e chamadores UE/RU)

Nos termos do RGPD e do RGPD britânico, nossas bases jurídicas para o processamento de informações pessoais incluem :

• Necessidade contratual — para fornecer o Serviço ao qual você se inscreveu
• Interesses legítimos — para operar, proteger e melhorar o Serviço ; prevenir fraudes ; coordenar com empresas afiliadas
• Consentimento — para funcionalidades opcionais e quando a lei aplicável o exigir
• Obrigação legal — para conformidade fiscal, contábil e com autoridades públicas

Você pode retirar seu consentimento a qualquer momento sem afetar o processamento anterior.

3.3 Serviços de API do Google — Uso limitado

O uso e a transferência pela Copat de informações recebidas das APIs do Google estão em conformidade com a Política de Dados de Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de uso limitado. Os dados obtidos por meio das APIs do Google são utilizados exclusivamente para fornecer as funcionalidades para as quais você concedeu acesso e nunca são compartilhados com a Medisomatech LLC ou qualquer outro afiliado.

4. Como compartilhamos as informações

Não vendemos informações pessoais em troca de remuneração. Compartilhamos informações nas circunstâncias descritas abaixo.

4.1 Prestadores de serviços (Subprocessadores)

Compartilhamos informações com terceiros que nos ajudam a operar o Serviço. Eles processam as informações em nosso nome, sob contratos que restringem seu uso :

4.1-a Análise de mídia por IA

Quando você ou seus contatos enviam mídia pelo Copat (imagens, áudio, vídeo ou documentos) :

• Imagens e frames de vídeo : Enviados à Anthropic (compreensão visual) e à OpenAI (moderação de conteúdo). Ambos os provedores processam sob acordos de Retenção Zero de Dados.
• Notas de voz e áudio de vídeo : Transcritos pelo Deepgram. O áudio é excluído após a transcrição.
• Documentos : Analisados localmente pelos servidores da Copat. O conteúdo dos documentos não é transmitido a provedores terceiros de IA.
• Armazenamento : Todos os arquivos de mídia são armazenados no Cloudflare R2, criptografados em repouso e com controle de acesso por conta.
• CSAM : A detecção de material de abuso sexual infantil aciona um alerta de incidente de segurança interno e uma revisão para comunicação obrigatória nos termos da lei aplicável.

4.2 Empresas afiliadas (Medisomatech LLC e outros afiliados da Copat)

Consulte a Seção 9 abaixo para a divulgação detalhada sobre como os dados podem ser compartilhados com a Medisomatech LLC, nossa empresa-mãe afiliada.

4.3 Titulares de conta veem os dados de seus chamadores

Se você ligar, enviar um SMS, e-mail ou WhatsApp para um número ou endereço gerenciado pela Copat, o titular da conta verá o conteúdo de sua comunicação, a transcrição, o resumo e suas informações de identificação.

4.4 Exigências legais

Podemos compartilhar informações se a lei, uma intimação, uma ordem judicial ou outro processo legal o exigir ; para proteger nossos direitos, bens ou segurança ; para prevenir fraude ou atividades ilegais ; ou para fazer cumprir nossos Termos.

4.5 Transações empresariais

Se a Copat estiver envolvida em uma fusão, aquisição, financiamento ou venda de ativos, suas informações poderão ser transferidas. Informaremos você antes que suas informações estejam sujeitas a uma política de privacidade diferente.

4.6 Dados desidentificados

Podemos compartilhar dados desidentificados e agregados com parceiros, pesquisadores e o público para fins de análise setorial, marketing ou pesquisa.

4.7 Com seu consentimento

Para qualquer outro compartilhamento, solicitaremos seu consentimento explícito.

5. Gravação de chamadas e retenção de transcrições

O Serviço grava por padrão as chamadas de entrada e saída para seus números gerenciados pela Copat. A Flórida é um estado de consentimento bilateral ; transmitimos um aviso de gravação audível no início de cada chamada para satisfazer esse requisito.

Retenção :

• Gravações : Retidas por 90 dias por padrão. Os titulares de conta podem estender a retenção até 7 anos ou excluir gravações individuais mediante solicitação.
• Transcrições : Retidas durante a vida útil ativa da conta mais 90 dias, salvo exclusão.
• Resumos + metadados : Retidos durante a vida útil ativa da conta mais 7 anos para fins de cobrança e auditoria.
• Registro de tokens consumidos : Retido por 7 anos para fins de cobrança.

Você pode solicitar a exclusão de gravações ou transcrições específicas em Configurações → Gravação → Excluir, ou enviando um e-mail para [email protected].

5.1 Retenções estendidas e ordens de preservação

Não obstante os prazos de retenção padrão acima, a Copat pode reter gravações, transcrições, metadados e outras informações por mais tempo do que os períodos indicados quando a lei aplicável, um tribunal, processo legal, investigação regulatória ou litígio ativo o exigir.

6. Segurança

Utilizamos medidas técnicas e organizacionais compatíveis com os padrões do setor para proteger as informações pessoais :

• Em trânsito : TLS 1.2+ para todas as comunicações cliente-servidor ; SRTP para mídia de voz
• Em repouso : Criptografia AES-256 para armazenamento de banco de dados e backups
• Controle de acesso : Acesso baseado em função ; autenticação multifator para funcionários da Copat ; princípio do menor privilégio
• Rede : Firewalls, WAF, proteção DDoS ; detecção de intrusão
• Monitoramento : Registro contínuo, alertas e resposta a incidentes
• Auditorias : Revisões periódicas de segurança por terceiros ; certificação SOC 2 Tipo II planejada (objetivo : 2027)
• Pessoal : Verificações de antecedentes ; acordos de confidencialidade ; treinamento em segurança

Nenhum sistema é perfeitamente seguro. Se descobrirmos um incidente de segurança que afete suas informações pessoais, notificaremos você e as autoridades competentes conforme a lei aplicável.

Para relatar uma vulnerabilidade, envie um e-mail para [email protected].

7. Seus direitos

Você possui direitos em relação às informações pessoais que processamos. Os direitos específicos variam conforme a jurisdição, mas geralmente incluem :

• Acesso — solicitar uma cópia das informações pessoais que mantemos sobre você
• Retificação — solicitar a correção de informações imprecisas ou incompletas
• Exclusão — solicitar a exclusão de informações pessoais, sujeita às exigências legais de retenção
• Portabilidade — receber suas informações em um formato estruturado e legível por máquina
• Limitação — solicitar que limitemos o modo como utilizamos suas informações
• Oposição — opor-se ao processamento baseado em interesses legítimos, incluindo marketing
• Retirada de consentimento — retirar seu consentimento quando o consentimento for a base jurídica
• Cancelamento de “venda” ou “compartilhamento” — consulte a Seção 7.1 para o mecanismo de cancelamento específico da Califórnia
• Apresentar reclamação — junto à sua autoridade local de proteção de dados (residentes UE/RU)

Para exercer qualquer um desses direitos, envie um e-mail para [email protected] com sua solicitação e prova de identidade. Responderemos em 30 dias (45 dias para solicitações complexas, com notificação).

7.1 Residentes da Califórnia (CCPA / CPRA)

Se você for residente da Califórnia, possui direitos específicos nos termos do California Consumer Privacy Act e do California Privacy Rights Act. A Copat não “vende” informações pessoais em troca de remuneração. Como precaução, submetemos o compartilhamento analítico com a Medisomatech a uma opção de cancelamento CCPA/CPRA, que você pode exercer a qualquer momento visitando https://copat.ai/privacy-choices.

7.2 Outros estados dos EUA

Se você residir no Colorado, Connecticut, Utah, Virgínia ou em outros estados com leis abrangentes de privacidade, poderá ter direitos similares. Atenderemos solicitações verificáveis conforme exigido pela lei do seu estado.

7.3 Residentes UE/RU (RGPD / RGPD britânico)

Se você estiver no EEE, no Reino Unido ou na Suíça, possui direitos nos termos do RGPD ou do RGPD britânico. Processamos informações pessoais provenientes do EEE com base em Cláusulas Contratuais Padrão (CCP) ou mecanismos equivalentes. Você pode entrar em contato com [email protected] ou com sua autoridade local de proteção de dados.

7.4 Verificação

Para protegê-lo, verificaremos sua identidade antes de processar uma solicitação de direitos. A verificação pode incluir a confirmação do endereço de e-mail de sua conta, perguntas de segurança ou a solicitação de documento de identidade oficial para solicitações sensíveis.

8. Privacidade de menores

O Serviço não é destinado a pessoas com menos de 18 anos. Não coletamos intencionalmente informações pessoais de pessoas com menos de 18 anos. Se você acreditar que um menor nos forneceu informações, entre em contato com [email protected] e as excluiremos prontamente.

Se você for um chamador com menos de 18 anos que ligou ou enviou uma mensagem para um número gerenciado pela Copat, o titular da conta desse número é responsável por gerenciar suas informações de forma adequada.

9. Empresas afiliadas (Medisomatech LLC) e compartilhamento de dados entre propriedades

Esta é uma divulgação importante. Por favor, leia-a com atenção.

A Copat Tech LLC é afiliada à Medisomatech LLC. A Medisomatech é nosso grupo de empresas-mãe afiliadas. Isso significa que, além das relações contratuais padrão, a Copat e a Medisomatech operam dentro de um grupo integrado de empresas. Os aspectos específicos dessa relação que afetam suas informações incluem :

9.1 Infraestrutura de e-mail compartilhada

Os e-mails da Copat são hospedados no mesmo tenant Microsoft 365 operado pela Medisomatech. A equipe de operações de TI da Medisomatech pode ter acesso técnico à infraestrutura de e-mail, mas está sujeita às mesmas obrigações de confidencialidade. Não tem acesso a dados de aplicativos do lado do usuário (gravações de chamadas, transcrições, bancos de dados de contas), a menos que também ocupe uma função na Copat.

9.2 Pessoal sobreposto

Alguns funcionários da Medisomatech também podem trabalhar para a Copat em funções definidas. Quando um funcionário da Medisomatech ocupa uma função na Copat, está sujeito aos controles de acesso baseados em função da Copat, às obrigações de confidencialidade e às políticas de segurança relativas aos dados dos usuários da Copat.

9.3 Análises entre propriedades e vinculação de contas

Podemos combinar e vincular informações entre a Copat e outras propriedades afiliadas à Medisomatech para análises conjuntas, vinculação de contas e notificações entre propriedades. Essas operações são realizadas exclusivamente para fins analíticos e operacionais de negócios, e não para publicidade comportamental. Os dados obtidos por meio das APIs do Google estão excluídos de qualquer compartilhamento com afiliados.

9.4 O que NÃO faremos sem divulgação e consentimento adicionais

Não faremos, sem antes atualizar esta Política de Privacidade com um aviso de pelo menos 30 dias e obter seu consentimento se a lei aplicável o exigir :

• Compartilhar dados identificáveis de usuários da Copat com anunciantes terceiros não afiliados
• Vender dados de usuários da Copat a corretores de dados
• Combinar suas gravações de chamadas ou transcrições da Copat com dados da Medisomatech para fins além da operação do Serviço, cobrança, segurança ou análises agregadas
• Disponibilizar informações pessoais ao pessoal da Medisomatech que não tenha uma função definida na Copat

9.5 Atualizações das práticas de compartilhamento com afiliados

Se adicionarmos novas categorias de compartilhamento de dados com a Medisomatech ou outros afiliados da Copat, ou se adicionarmos novas entidades afiliadas ao grupo, atualizaremos esta Política de Privacidade e o informaremos com antecedência.

10. Cookies e tecnologias similares

Em copat.ai, utilizamos :

• Cookies estritamente necessários : Necessários para o funcionamento do site (autenticação, segurança, sessão). Não podem ser desativados.
• Cookies de desempenho : Nos ajudam a entender as páginas visitadas. Não utilizamos atualmente cookies publicitários de terceiros.
• Cookies e identificadores entre propriedades — consulte a Seção 9 sobre as Operações entre Propriedades com as propriedades afiliadas à Medisomatech. O cancelamento está disponível por meio da Seção 7.1.

Você pode controlar os cookies pelas configurações do seu navegador. Desativar cookies necessários pode impedir que partes de copat.ai funcionem.

Nos aplicativos móveis, utilizamos os identificadores de dispositivo fornecidos pelo sistema operacional e os tokens de notificação push que você autoriza. Não utilizamos SDKs publicitários de terceiros.

11. Transferências internacionais

A Copat está sediada nos Estados Unidos. As informações pessoais que coletamos são armazenadas e processadas nos Estados Unidos. Se você acessar o Serviço de fora dos Estados Unidos, suas informações serão transferidas para os Estados Unidos.

Para informações provenientes do EEE, do Reino Unido ou da Suíça, nos apoiamos em Cláusulas Contratuais Padrão (CCP) e medidas adicionais para garantir proteção adequada.

12. Retenção de dados

Retemos as informações pessoais apenas pelo tempo necessário para os fins descritos nesta Política, ou conforme exigido por lei :

Após o período de retenção, excluímos ou desidentificamos as informações pessoais. Se você excluir sua conta, excluiremos as informações pessoais identificáveis em 30 dias, exceto as informações que somos legalmente obrigados a reter.

13. Comunicações de marketing

Podemos enviar atualizações de produto, anúncios de funcionalidades e dicas por e-mail. Você pode cancelar a inscrição clicando em “cancelar inscrição” em qualquer e-mail de marketing, ou enviando um e-mail para [email protected].

Podemos continuar enviando comunicações transacionais (avisos de cobrança, alertas de segurança, notificações do serviço) independentemente de suas preferências de marketing, pois são necessárias para a prestação do Serviço.

Não vendemos endereços de e-mail nem os compartilhamos com terceiros não afiliados para fins de marketing.

14. Links para terceiros

O Serviço pode conter links para sites, serviços e integrações de terceiros. Esses terceiros têm suas próprias práticas de privacidade. Não somos responsáveis por suas práticas. Consulte suas políticas de privacidade antes de utilizá-los.

15. Alterações nesta Política

Podemos atualizar esta Política de Privacidade periodicamente. Se fizermos alterações significativas, informaremos você por e-mail e por meio de uma notificação no aplicativo com pelo menos 30 dias de antecedência da entrada em vigor das alterações.

A data de “Última atualização” no topo reflete a modificação mais recente. O uso continuado do Serviço após a data de vigência constitui aceitação.

16. Contato

Dúvidas ou solicitações relacionadas à privacidade : [email protected]

Incidente de segurança ou vulnerabilidade : [email protected]

Suporte geral : [email protected]

Correspondência postal :

Copat Tech LLC
Attn : Privacy
6845 S US Hwy 1
Port St. Lucie, FL 34952

Para residentes UE/RU, nosso Encarregado de Proteção de Dados (se designado) pode ser contatado em [email protected].